Przepisy o odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę wyrządzoną firmie z komentarzem

Komentarz do artykułów 114 – 127 kodeksu pracy oraz do rozporządzeń Rady Ministrów: z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie oraz z 10 października 1975 r. w sprawie warunków odpowiedzialności materialnej pracowników za szkodę w powierzonym mieniu

DZIAŁ PIĄTY

ODPOWIEDZIALNOŚĆ MATERIALNA PRACOWNIKÓW

Rozdział I

Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy

Art. 114. [Bezprawność i wina] Pracownik, który wskutek niewykonania lub nienależytego wykonania obowiązków pracowniczych ze swej winy wyrządził pracodawcy szkodę, ponosi odpowiedzialność materialną według zasad określonych w przepisach niniejszego rozdziału.

Komentarz: Pracownik musi wypełnić swoje obowiązki sumiennie i starannie. Gdy ze swojej winy ich nie wykonuje lub robi to nienależycie, to wyrządza pracodawcy szkodę. Ponosi w takiej sytuacji odpowiedzialność materialną na zasadach ogólnych określonych w art. 114 – 122 kodeksu pracy, płacąc odszkodowanie. Zanim jednak szef o nie wystąpi (do podwładnego lub do sądu), muszą wystąpić równocześnie następujące przesłanki:

- bezprawne działanie pracownika (niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków pracowniczych),

- szkoda w mieniu zakładu,

- wina pracownika,

- związek przyczynowy między szkodą i tym bezprawnym działaniem.

Sumienne i staranne wykonywanie obowiązków pracowniczych narzuca art. 100 kodeksu. Zatrudniony musi w szczególności postępować zgodnie z regulaminem pracy, zasadami bezpieczeństwa i higieny pracy oraz przepisami przeciwpożarowymi. Ma także obowiązek przestrzegać ustalonego w firmie czasu pracy i porządku, dbać o jej dobro, chronić jej mienie oraz trzymać w tajemnicy informacje, których ujawnienie mogłoby narazić ją na szkodę. Tyle wynika z kodeksu pracy. Warto się jednak pokusić o sporządzenie szczegółowego zakresu obowiązków pracowniczych dla przyjmowanej osoby. Unikniemy dzięki temu wątpliwości, czy rzeczywiście naruszyła bezprawnie swoje obowiązki.

Pociągnięcie do odpowiedzialności materialnej za szkodę powstałą w wyniku nieprawidłowego wykonywania pracowniczych obowiązków nie wyklucza zastosowania wobec zatrudnionego innych sankcji, np. zwolnienia dyscyplinarnego.

Przed odpowiedzialnością materialną obroni się natomiast osoba działająca w stanie wyższej konieczności, co wynika z art. 424 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy. Według wyroku Sądu Najwyższego z 24 października 1997 r. (I PKN 264/97) wyłączenie odpowiedzialności następuje, gdy sprawca szkody nie mógł w danych warunkach w inny sposób zapobiec niebezpieczeństwu, jeżeli sam takiego niebezpieczeństwa nie spowodował przez lekkomyślność lub niedbalstwo.

Drugim istotnym warunkiem odpowiedzialności materialnej pracownika poza bezprawnością jest jego wina. Choć kodeks pracy milczy na temat tego pojęcia, dzielimy ją na umyślną lub nieumyślną. Podział ten wpływa na wysokość odszkodowania obciążającego sprawcę. Działając umyślnie, płaci on całe odszkodowanie, a nieumyślnie – maksymalnie trzy miesięczne pensje (patrz komentarz do art. 119 i 122 kodeksu pracy). Umyślne działanie polega na tym, że podwładny:

- chce wyrządzić pracodawcy szkodę (zamiar bezpośredni), np. specjalnie uszkadza maszynę, by wcześniej wyjść do domu; bez uzasadnienia sprzedaje firmowe towary poniżej ustalonej ceny,

- przewiduje, że wskutek określonego działania taka szkoda powstanie (zamiar ewentualny) i na to się godzi, np. opuszcza stanowisko w celach prywatnych, nie wyłączywszy maszyny, która w końcu się zaciera.

Nieumyślności nie usprawiedliwia wyrządzenia szkody pod wpływem alkoholu lub narkotyków, szczególnie gdy pracownik samodzielnie i umyślnie doprowadził się do takiego stanu.

Kolejną przesłanką odpowiedzialności materialnej zatrudnionego jest szkoda. Pojęcia tego nie definiują ani kodeks pracy, ani cywilny. Wedle orzecznictwa SN można uznać, że szkodą jest każdy uszczerbek w chronionych prawnie dobrach pracodawcy, w szczególności w jego majątku, powstały bez jego zgody. Mówiąc prościej szkoda zachodzi, gdy w sposób nieoczekiwany i bez porozumienia z zatrudniającym został uszczuplony jego majątek. Nie chodzi jednak o normalne następstwa związane z wykonywaniem pracy (np. zużycie firmowego laptopa), ale o stratę materialną, której można było uniknąć, np. zgubienie służbowego laptopa. Omawianej szkody nie należy ograniczać tylko do uszczerbku w składnikach majątkowych firmy. Pracownik odpowiada też materialnie np. za umyślne złamanie zakazu konkurencji.

Odpowiedzialności takiej nie ponosi natomiast osoba, która narusza zakaz konkurencji obowiązujący po ustaniu zatrudnienia. Nie łączy jej już bowiem z firmą stosunek pracy i tym samym nie wiążą przepisy o odpowiedzialności materialnej pracowników.

Trudno jest niekiedy ocenić wysokość szkody, np. gdy dziennikarz wbrew klauzuli antykonkurencyjnej pisze artykuły do konkurencyjnej gazety. Bez wątpienia jego wydawca traci na tym czytelników, a dziennikarz działa umyślnie. Mimo że powinien pokryć szkodę w pełnej wysokości, to nie jest łatwo ją oszacować.

Szkoda powstała w mieniu pracodawcy musi być bezpośrednim wynikiem bezprawnego działania zatrudnionego. Nie może być zatem tak, że pracodawca i tak doznałby szkody, nawet gdyby podwładny nie naruszył swoich obowiązków. Przykładowo szef zawyżył ceny w ofercie przetargowej, a przegraną obarcza pracownika, który w wyniku niedbalstwa nie podał wszystkich danych firmy i na polecenie komisji musiał te braki uzupełnić. Inaczej byłoby, gdyby odpowiedzialny za opracowanie oferty przetargowej pracownik przygotował ją niezgodnie ze specyfikacją. Wtedy są podstawy, aby pociągnąć go do odpowiedzialności za przegraną – zwłaszcza gdy ceny zawarte w ofercie były bardzo konkurencyjne.

Art. 115. [Szkoda i związek przyczynowy] Pracownik ponosi odpowiedzialność za szkodę w granicach rzeczywistej straty poniesionej przez pracodawcę i tylko za normalne następstwa działania lub zaniechania, z którego wynikła szkoda.

Komentarz: Pracownik, który przyczynił się do szkody, nie odpowiada za przypadkowe, ujemne skutki swojego bezprawnego działania. Nie mamy wówczas do czynienia ze związkiem przyczynowym między bezprawnym działaniem i szkodą, który stanowi niezbędną przesłankę odpowiedzialności materialnej. Jeśli strata powstała w wyniku postępowania zarówno zatrudnionego, jak i pracodawcy, to ten pierwszy nie odpowiada za tę część, do której przyczynił się sam szef.

Odpowiedzialność pracownicza na zasadach ogólnych różni się od cywilnej. Odszkodowanie cywilne obejmuje bowiem zarówno stratę, jak i utracony zysk możliwy do osiągnięcia, gdyby szkoda nie powstała. Komentowany przepis mówi natomiast tylko o stracie rzeczywistej. Jest nią zatem zniszczenie maszyny, a nie dodatkowo wartość produktów, które by wytworzyła, gdyby podwładny jej nie zepsuł. Wyjątek dotyczy winy umyślnej, przy której odszkodowanie obejmuje również utracony zysk (patrz komentarz do art. 122 kodeksu pracy).

Art. 116. [Ciężar dowodu] Pracodawca jest obowiązany wykazać okoliczności uzasadniające odpowiedzialność pracownika oraz wysokość powstałej szkody.

Komentarz: Przy odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez pracownika ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. To on musi dowieść, że wystąpiła szkoda, bezprawność zachowania sprawcy, jego winę oraz związek przyczynowy między tym zachowaniem i szkodą. Gdy tego nie zrobi, sąd oddali powództwo. Dlatego jest tak ważne precyzyjne określenie obowiązków zatrudnionego. Dzięki nim łatwiej wykażemy, jakim obowiązkom uchybił i czy w ogóle był zobowiązany do ich przestrzegania. Zakres obowiązków pracownika może ponadto stanowić dowód w sprawie. Inaczej jest przy odpowiedzialności za mienie powierzone, gdzie obowiązuje zasada domniemania winy. Pracodawca musi więc wykazać jedynie szkodę, którą poniósł (patrz komentarz do art. 124 kodeksu pracy).

Zdarza się, że pracownik jednym czynem wyrządza dwie straty w mieniu pracodawcy. Zgodnie z prawem szkoda i tak jest jedna, a zatrudniony ponosi pojedynczą odpowiedzialność. Dodatkowo, gdy działał nieumyślnie, zapłaci odszkodowanie nie wyższe od trzech swoich wynagrodzeń.

Komentarz: Odpowiedzialność pracownika za szkodę wyrządzoną pracodawcy może zostać częściowo ograniczona, gdy do powstania straty przyczynia się sam pracodawca (osoba fizyczna zatrudniająca pracowników) lub osoby trzecie, np. inni pracownicy, przełożony, członkowie organów spółki. Jeśli chodzi o związek przyczynowy, to w omawianej sytuacji musi on wystąpić między szkodą i działaniem minimum dwóch osób: podwładnego i pracodawcy albo podwładnego i innej osoby. Dla przykładu zatrudniający przyczynia się do szkody, gdy na czas nieobecności pracownika nie organizuje zastępcy.

Charakter prowadzonej działalności często wiąże się z dużym ryzykiem. Przykładowo właściciel firmy zajmującej się konwojem pieniędzy musi się liczyć z tym, że – mimo prawidłowego wykonywania obowiązków przez pracowników – może ponieść szkodę.

Art. 118. [Wspólne wyrządzenie szkody] W razie wyrządzenia szkody przez kilku pracowników każdy z nich ponosi odpowiedzialność za część szkody stosownie do przyczynienia się do niej i stopnia winy. Jeżeli nie jest możliwe ustalenie stopnia winy i przyczynienia się poszczególnych pracowników do powstania szkody, odpowiadają oni w częściach równych.

Komentarz: Szkoda w mieniu zakładu wynika czasami z działania kilku pracowników. Zdaniem SN komentowany przepis stosujemy tylko do postępowania z winy nieumyślnej, gdyż przy winie umyślnej odpowiedzialność ma charakter solidarny. W takiej sytuacji każdy z pracowników odpowiada w takim zakresie, w jakim przyczynił się do szkody. Wszyscy sprawcy odpowiadają na równi dopiero, gdy nie da się ustalić stopnia ich winy i przypadającej na każdego części straty. Indywidualne odszkodowanie nie przekracza jednak trzymiesięcznego wynagrodzenia, jakie zatrudniony otrzymywał w dniu wyrządzenia szkody.

Odpowiedzialność pracowników, którzy wspólnie doprowadzili do uszczerbku w sposób nieumyślny, nie jest solidarna. Odpowiedzialność solidarną (art. 441 kodeksu cywilnego w związku z art. 300 kodeksu pracy) stosujemy do zatrudnionych, którzy łącznie wyrządzili szkodę umyślnie. Polega na tym, że poszkodowany może wystąpić wedle swojego uznania z roszczeniem naprawienia całej szkody do wszystkich dłużników, kilku z nich albo tylko do jednego. Naprawienie całej szkody przez jednego ze sprawców uzasadnia wystąpienie z roszczeniem regresowym wobec pozostałych. Jeżeli więc jeden z robotników opisanych w przykładzie 12 (zakładamy winę umyślną) zwraca szefowi 60 tys. zł, to uwalnia trzech pozostałych od długu wobec pracodawcy, ale sam może dochodzić od nich pieniędzy.

Gdy podwładny wyrządza firmie szkodę, współdziałając z osobami trzecimi niebędącymi jej pracownikami, dochodzi do zbiegu odpowiedzialności pracowniczej z deliktem cywilnym. Zatrudnieni popełniają wówczas szkodę, naruszając swoje obowiązki, a osoby trzecie – inne przepisy. Pierwsi odpowiadają na podstawie art. 118 lub 122 kodeksu pracy, a pozostali – art. 415 i następnych kodeksu cywilnego.

Szkoda, do której odwołuje się art. 118 kodeksu pracy, nie dotyczy mienia powierzonego z obowiązkiem zwrotu i rozliczenia się (patrz komentarz do art. 124 kodeksu pracy).

Art. 119. [Wysokość odszkodowania] Odszkodowanie ustala się w wysokości wyrządzonej szkody, jednak nie może ono przewyższać kwoty trzymiesięcznego wynagrodzenia przysługującego pracownikowi w dniu wyrządzenia szkody.

Komentarz: Przepisy wprowadzają górną granicę kwoty, jakiej może żądać pracodawca od zatrudnionego, który wyrządził szkodę naruszając swoje obowiązki z niedbalstwa lub lekkomyślności (wina nieumyślna). Bez względu na wielkość szkody nie dostanie jednak więcej niż trzymiesięczne wynagrodzenie przysługujące sprawcy w dniu wyrządzenia szkody. Wynagrodzenie to ustalamy jak ekwiwalent pieniężny za urlop, czyli według rozporządzenia ministra pracy i polityki socjalnej z 8 stycznia 1997 r. w sprawie szczegółowych zasad udzielania urlopu wypoczynkowego, ustalania i wypłacania wynagrodzenia za czas urlopu oraz ekwiwalentu pieniężnego za urlop (DzU z 1997 r. nr 2, poz. 14).

Prawo dopuszcza jednak zmniejszenie wysokości odszkodowania. Może to nastąpić w drodze ugody z pracodawcą oraz na skutek decyzji sądu pracy (patrz komentarz do art. 121 kodeksu pracy).

Dla zatrudnionego u kilku pracodawców albo u jednego na dwóch połówkach etatu górna granica odszkodowania to trzykrotność pensji tylko z tytułu jednej umowy. Dla pracującego na dwóch umowach w jednej firmie odszkodowania liczymy od poborów wypłaconych za umowę, przy wykonywaniu której doszło do szkody.

Komentarz: Przepis reguluje sytuację, gdy za szkodę popełnioną przez pracownika odpowiedzialność ponosi pracodawca. Dzieje się tak, gdy poszkodowanym jest osoba trzecia, a szkoda powstała w związku z wykonywaniem obowiązków pracowniczych. Wówczas stratę, której doznała osoba trzecia, naprawia pracodawca.

Przejęcie przez pracodawcę odpowiedzialności za szkodę wyrządzoną przez pracownika nie oznacza, że ten ostatni nie ponosi z tego tytułu żadnych kosztów. Pracodawca naprawia najpierw szkodę osobie trzeciej, a następnie zatrudniony – pracodawcy na zasadach regresu. Wysokość kwoty, jaką musi zwrócić szefowi, zależy jednak od tego, czy szkodę wyrządził z winy umyślnej, czy np. przez niedbalstwo  pracownika.

Roszczenie regresowe powstaje dopiero z chwilą naprawienia szkody osobie trzeciej, co ma zasadnicze znaczenie dla przedawnienia roszczeń. Rodzaj winy pracownika (umyślna, nieumyślna) nie wpływa jednak na zakres odpowiedzialności pracodawcy wobec osoby trzeciej.

Czasami osoba trzecia może kierować swoje roszczenie bezpośrednio do pracownika. Taka praktyka jest uzasadniona, gdy np. pracodawca jest niewypłacalny albo szkoda powstała przy użyciu mienia pracodawcy i nie w trakcie wykonywania obowiązków pracowniczych.

Zdarza się, że pracownicy wyrządzają szkodę osobie trzeciej, instalując w komputerach, bez wiedzy pracodawcy, nielegalne programy. Niewiele firm zdaje sobie sprawę z takiego zagrożenia. Poszkodowany (producent oprogramowania) może wtedy żądać wedle swojego wyboru od pracodawcy:

- zaniechania naruszenia,

- wydania uzyskanych korzyści,

- zapłaty dwukrotności opłaty licencyjnej, a nawet trzykrotności, gdy naruszenie jest zawinione.

Poza tym pracodawcy grozi odpowiedzialność karna.

Ponadto SN stwierdził w orzeczeniu z 16 listopada 2004 r. (I PK 36/04), że korzystanie przez kierownika z nielegalnych programów komputerowych to naruszenie podstawowych obowiązków pracowniczych i może być główną przyczyną rozwiązania stosunku pracy na podstawie art. 52 § 1 pkt 1 kodeksu pracy.

Komentarz: Prawo dopuszcza zmniejszenie odszkodowania, jakie musi zapłacić pracodawcy zatrudniony. Niektórzy eksperci twierdzą, że przywilej ten dotyczy tylko szkód popełnianych z winy nieumyślnej i wynikających z nich odszkodowań do wysokości maksymalnie trzech pensji. Ich zdaniem zatrudniony, który doprowadził do uszczerbku w majątku pracodawcy umyślnie, musi pokryć pełną wartość szkody bez możliwości redukcji odszkodowania. Są jednak przeciwnicy tej teorii. Nie widzą przeszkód do zmniejszania odszkodowania, za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej. Powołują się przy tym na przesłanki stosowane do obniżenia odszkodowania wymienione w komentowanym przepisie. Zdaniem tych ekspertów nie bez kozery przepis mówi o stopniach winy.

Obniżenie odszkodowania za szkodę wyrządzoną przez pracownika może nastąpić w drodze ugody z pracodawcą albo na skutek wyroku sądu pracy. W ugodzie odszkodowanie można zredukować, uwzględniając wszystkie okoliczności sprawy, jak stan rodzinny i majątkowy sprawcy, stopień jego winy czy stosunek do obowiązków służbowych. Jeżeli przykładowo pracownik dostał naganę za niewłaściwe wykonywanie swoich obowiązków bądź prawomocny wyrok skazujący za rażące niedopełnienie obowiązków, prawdopodobieństwo obniżenia odszkodowania jest mniejsze.

Komentarz: Kodeks pracy dopuszcza zawarcie ugody między pracownikiem i pracodawcą, ale nie reguluje tej problematyki szerzej. Wobec tego – zgodnie z art. jego 300 – stosujemy kodeks cywilny. Odszkodowanie możemy zredukować w ugodzie pozasądowej, jak i sądowej. Niejednokrotnie pracownik nie wywiązuje się z postanowień ugody. Podlega ona wówczas wykonaniu w trybie kodeksu postępowania cywilnego po wcześniejszym nadaniu jej przez sąd pracy klauzuli wykonalności. Opatrzona klauzulą, stanowi tytuł egzekucyjny w rozumieniu art. 777 kodeksu postępowania cywilnego. Zanim sąd nada jej klauzulę natychmiastowej wykonalności, sprawdzi, czy ugoda nie została zawarta wadliwie. Może być bowiem tak, że pracodawca wprowadził pracownika w błąd i ten parafował ugodę, mimo że nie powinien ponosić odpowiedzialności. W takiej sytuacji ugoda nie zostanie wykonana w ramach egzekucji, bo sąd wyda postanowienie o odmowie wydania klauzuli wykonalności.

Art. 122. [Naprawienie szkody wyrządzonej umyślnie] Jeżeli pracownik umyślnie wyrządził szkodę, jest obowiązany do jej naprawienia w pełnej wysokości.

Komentarz: Ten przepis odnosi się do sytuacji, gdy pracownik celowo narusza swoje obowiązki po to, by wyrządzić pracodawcy szkodę. Umyślność zatrudnionego może polegać na celowym, bezprawnym działaniu lub zaniechaniu wymaganego prawem działania. Jedno i drugie może nastąpić poprzez działanie podyktowane zamiarem bezpośrednim lub ewentualnym.

Innym przykładem zamiaru ewentualnego jest popełnienie szkody przez pracownika, który jest w stanie nietrzeźwym. Przykładowo maszynista będący w stanie upojenia alkoholowego, który doprowadził do zderzenia pociągów w wyniku nieprawidłowego wykonywania swoich obowiązków, ponosi odpowiedzialność w pełnej wysokości (wyrok SN z 18 stycznia 1977 r., IV PR 353/76). Podobnie jak kierowca szkolnego gimbusa, który siadł za kierownicą w stanie nietrzeźwym. Mógł bowiem przewidzieć, że spowoduje wypadek i tym samym narazi pracodawcę na szkodę. SN potwierdził, że kierowca prowadzący samochód z nadmierną szybkością i w stanie nietrzeźwym obejmuje następstwa swego czynu zamiarem ewentualnym i w związku z tym jego odpowiedzialność odszkodowawcza za uszkodzenie samochodu należącego do zakładu pracy jest oparta na art. 122 kodeksu pracy (wyrok z 6 lipca 1977 r., I PR 167/77). Oceniając, czy zachowanie pracownika jest rzeczywiście zawinione, trzeba ustalić, że był pod wpływem alkoholu, oraz udowodnić związek przyczynowy między działaniem nietrzeźwego pracownika i szkodą.

Prawo nie przewiduje górnej granicy odszkodowania za szkodę wyrządzoną z winy umyślnej. Podwładny musi ją zrekompensować w pełnej wysokości, pokrywając nie tylko rzeczywistą stratę (damnum emergens), ale też utracone korzyści (lucrum cesans) i ustawowe odsetki, o ile takie musi ponieść pracodawca w związku ze szkodą.

Eksperci, którzy nie dopuszczają obniżenia odszkodowania za szkodę popełnioną z winy umyślnej, uważają, że bez znaczenia jest nawet źle zorganizowana praca przez pracodawcę. Ich zdaniem takie przesłanki mają jedynie znaczenie przy szkodzie powstałej z lekkomyślności lub niedbalstwa. Pełne odszkodowanie płaci zatem pracownik, który samowolnie pobierze zaliczkę z kasy firmy w celu zabezpieczenia swoich roszczeń o zapłatę wynagrodzenia (wyrok SN z 19 marca 1993 r., I PKN 557/97). Dotyczy to również osoby zarządzającej w imieniu pracodawcy zakładem pracy, która samodzielnie wypłaciła sobie wynagrodzenie za godziny nadliczbowe, wiedząc, że jest ono świadczeniem nienależnym. Ale już zatrudniony, który zatrzymał wypłacone przez pracodawcę np. zawyżone wynagrodzenie, nie odpowie umyślnie na szkodę. Sąd Najwyższy uznał bowiem, że pracownik ma prawo uważać, że świadczenie wypłacane przez pracodawcę posługującego się wyspecjalizowanymi służbami zostało spełnione zasadnie i zgodnie z prawem, a więc nie powinien liczyć się z obowiązkiem jego zwrotu – art. 409 kodeksu cywilnego (orzeczenie SN z 7 sierpnia 2001 r., I PKN 609/03).

Szacując szkodę z winy umyślnej, trzeba odróżnić odpowiedzialność z art. 122 kodeksu pracy od tej za mienie powierzone z art. 124 kodeksu pracy. O ile obydwa przepisy można naruszyć umyślne, o tyle owych podstaw prawnych nie wolno stosować łącznie, ponieważ się wykluczają. Jeżeli zatem jedna szkoda powstała w warunkach jednoczesnego naruszenia obu przepisów, to – ustalając odszkodowanie – wskazujemy szkodę popełnioną z winy umyślnej w mieniu pracodawcy i w mieniu powierzonym z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia. SN potwierdził w wyrokach z 24 października 1997 r. (I PKN 264/97) i z 12 czerwca 1980 r. (IV PR 191/80), że granice odpowiedzialności pracownika za szkodę wynikającą z wymienionych podstaw są różne.

Jeżeli szkodę wyrządziło kilku pracowników i każdy z nich działał umyślnie, to odpowiadają solidarnie. Pracodawca może ściągać odszkodowanie od najzamożniejszego.

Art. 123. (uchylony)

Rozdział II

Odpowiedzialność za mienie powierzone pracownikowi

Komentarz: Pracownik, który wyrządził szkodę w mieniu powierzonym przez pracodawcę z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się, odpowiada na innych zasadach niż ogólne. Przede wszystkim obowiązuje domniemanie winy zatrudnionego, a do pociągnięcia go do odpowiedzialności wystarcza co do zasady prawidłowe powierzenie mienia oraz powstanie szkody. Jeśli chodzi natomiast o rodzaj powierzonego mienia, to komentowany przepis wymienia przykładowe przedmioty. Chodzi o:

- pieniądze, jak polskie i obce środki płatnicze pozostające w obiegu,

- papiery wartościowe, jak czeki, weksle, obligacje, akcje, polisy, bony, książeczki oszczędnościowe, czyli wszelkie dokumenty uprawniające do określonych kwot pieniężnych, towarów bądź usług,

- kosztowności, metale szlachetne, złoto, platyna, srebro, kamienie szlachetne i półszlachetne i inne metale rzadkie, jak surowce, półfabrykaty, gotowe wyroby zarówno w formie syntetycznej, jak i naturalnej,

- narzędzia, instrumenty i podobne przedmioty, jak wiertarki, piły,

- środki ochrony indywidualnej oraz odzież i obuwie robocze – przedmioty, w które zgodnie z wymogami bhp pracodawca musi zaopatrzyć zatrudnionych, np. maski, kombinezony, nauszniki dźwiękochłonne, rękawice, fartuchy, kaski, okulary itp.,

- inne mienie niewymienione wyżej, np. telefony komórkowe czy komputery przenośne.

Większość podanych dóbr pracodawca przekazuje do zwrotu. Wyliczyć trzeba się z pieniędzy i towarów.

Pracodawca nie musi udowadniać winy pracownika, faktu, że nienależycie wykonał on swoje obowiązki oraz związku przyczynowego między jego zawinionym zachowaniem i szkodą. To zatrudniony, chcąc uwolnić się od odpowiedzialności, powinien wykazać, że nie miał wpływu na wyrządzenie szkody oraz że ta i tak by powstała nawet wtedy, gdyby zaniechał zawinionego zachowania. Musi też przedstawić dowody potwierdzające wystąpienie okoliczności od niego niezależnych. Najlepiej, aby wykazał, że szkoda powstała, ponieważ:

- pracodawca nie zapewnił warunków, które odpowiednio zabezpieczały mienie,

- wystąpiła siła wyższa,

- bezprawnie działały osoby trzecie.

Jeżeli natomiast mienie zostało przekazane prawidłowo, to szkoda jest wynikiem zaniedbań pracownika.

Udowadniając swoją niewinność pracownik może powołać się na opinię biegłego. Ta nie jest jednak wiążąca dla sądu.

Kodeks pracy nie określa, jak wygląda poprawne powierzenie mienia z obowiązkiem zwrotu lub do wyliczenia się. Dopuszcza się jednak formę:

- pierwotną (pracodawca samodzielnie przekazuje mienie),

- wtórną (jeden z podwładnych, na polecenie pracodawcy, przekazuje mienie drugiemu).

W obu sytuacjach pracownik musi się zgodzić na przyjęcie majątku. Najlepiej, by podpisał dowód dostawy albo dokument zdawczo-odbiorczy związany z inwentaryzacją. Wcześniej powinien jednak sprawdzić jakość i ilość mienia. Zdaniem SN pokwitowanie przez pracownika sprzętu jest równoznaczne z jego powierzeniem (wyrok z 15 lipca 1985 r., IV PR 150/85), ale odpowiedzialność materialna ogranicza się tylko do przedmiotów, które m.in. pozostają pod jego bezpośrednim nadzorem i w odpowiednim pomieszczeniu (wyrok z 17 maja 1976 r., IV PR 22/76).

Podobnie jest, gdy pracodawca nie zapewni odpowiednich warunków ochrony powierzonego towaru.

Mienie przekazuje pracodawca albo wyznaczona przez niego osoba. Jeżeli zatem zatrudniony odchodzi z firmy, to może przekazać innej osobie z działu powierzone przez pracodawcę dokumenty. Trzeba to tylko potwierdzić pisemnie. W orzecznictwie SN oraz w doktrynie kładzie się nacisk na osobowość pracownika, który ma pieczę nad przekazanymi mu produktami. To pracodawca powinien zadbać o to, aby jego majątkiem nie opiekowały się np. osoby z ograniczoną odpowiedzialnością albo uzależnione od narkotyków czy alkoholu. Warto też pomyśleć o odrębnej umowie o indywidualnej odpowiedzialności materialnej, która może stanowić aneks do angażu Umowa ta nie zastępuje jednak aktu powierzenia mienia. A pamiętajmy, że bez niego nie jest możliwe dochodzenie odpowiedzialności materialnej za szkodę nawet wtedy, gdy strony zawarły poprawnie umowę o indywidualnej odpowiedzialności materialnej. Potwierdził to SN w orzeczeniu z 3 grudnia 1981 r. (IV PR 350/81), uznając, że podpisanie przez pracownika deklaracji o przyjęciu odpowiedzialności za wyliczenie się z mienia nie ma znaczenia konstytutywnego i nie stwarza samo przez się obowiązku zwrotu lub wyliczenia się. Może mieć jedynie charakter dowodowy.

Przykład

Pracodawca powierzył laptop pracownikowi panu Grzegorzowi, który podpisał dokument zdawczo-odbiorczy. Podczas podróży służbowej komputer skradziono. Szef chce, aby pracownik zwrócił całą jego wartość. Ten jednak twierdzi, że nie miał wpływu na kradzież mienia. Nie ma to jednak znaczenia. Pracodawca ma pełne prawo do tego, aby żądać naprawienia szkody w pełnej wysokości. Wyjątek dotyczyłby sytuacji, gdyby komputer ukradziono rzeczywiście z przyczyn niezależnych od pracownika, zwłaszcza gdy to pracodawca nie zapewnił pracownikowi odpowiedniego zabezpieczenia komputera. Według wyroku SN z 17 lutego 2004 r. (I PK 304/03) pracownik, któremu powierzono mienie, ponosi odpowiedzialność za szkodę powstałą wskutek kradzieży przez nieznanych sprawców w takim zakresie, w jakim można mu zarzucić niewykonywanie lub nienależyte wykonywanie obowiązku pieczy nad tym mieniem.

Szkody w powierzonym mieniu mogą powstać m.in. z następujących przyczyn:

- powierzenie mienia osobie bez doświadczenia,

- dostęp osoby trzeciej do miejsca przechowywania mienia,

- słabe oświetlenie miejsca przechowywania towaru,

- niedostateczne zabezpieczenie przekazanych produktów,

- nieuczciwy personel pracujący z osobą odpowiedzialną materialnie,

- wadliwe sporządzenie inwentaryzacji.

Poza prawidłowym powierzeniem pracownik musi mieć możliwość swobodnego wyliczenia się z mienia albo możliwość jego zwrotu. Te zasady najlepiej określić w dniu przekazania dóbr. Podwładny, chcący się rozliczyć bez zarzutów, powinien prowadzić odpowiednią dokumentację. Ma ona potwierdzić, że mienie przekazano prawidłowo i że prawidłowo się z niego wyliczono. Przepisy nie określają, jak taka dokumentacja ma wyglądać, ale musi być zgodna ze stanem faktycznym. Dowodem, że rozliczył się z powierzonego mienia, może być np. oświadczenie osoby trzeciej, że towar rozliczono, albo faktury. Te ostatnie nie zawsze są jednak wiarygodne. Jest tak, gdy osoba, na którą je wystawiono, twierdzi, że nie zapłaci, bo mienia jej nie dostarczono (wyrok z 13 stycznia 1989 r., IV PR 359/88).

Sposobem na prawidłowe powierzenie i rozliczenie się z mienia jest remanent. W praktyce odbywa się on w ten sposób, że komisja inwentaryzacyjna sporządza spis inwentaryzacyjny na podstawie stanu faktycznego. Podstawą inwentaryzacji nie mogą być zatem dokumenty. Gdy spis zgadza się z rzeczywistością, to pod dokumentem inwentaryzacyjnym podpisują się członkowie komisji oraz upoważniony pracownik. Może się zdarzyć, że w trakcie inwentaryzacji zachoruje np. pracownik magazynu. Wówczas szef powinien sporządzić remanent i zliczone mienie przekazać z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia się innej odpowiedzialnej osobie (wyrok SN z 21 września 1983 r., IV PR 171/83).

Umowa o indywidualnej odpowiedzialności materialnej to niejedyny sposób, w jaki pracodawca może się zabezpieczyć przed szkodą. Prawnicy doradzają jeszcze m.in. poręczenie i weksel. W pierwszym poręczyciel zobowiązuje się wobec wierzyciela do wykonania zobowiązania na wypadek, gdyby dłużnik się z tego nie wywiązał. W wypadku odpowiedzialności materialnej za szkodę w powierzonym mieniu wyglądałoby to tak, że poręczyciel (osoba trzecia albo inny pracownik) zobowiązałby się wyrównać pracodawcy niedobór, gdyby nie uczynił tego pracownik odpowiedzialny za mienie. Tak więc poręczyciel występuje obok pracownika odpowiedzialnego za mienie jako dłużnik solidarny. Poręczyciel składa oświadczenie w formie pisemnej pod rygorem nieważności (art. 876 § 2 kodeksu cywilnego). Pracodawca, który zabezpieczył swoje interesy umową poręczenia, musi pamiętać, że nie jest ona związana z samym pracownikiem, ale z jego warunkami pracy określonymi w umowie.

Jeszcze lepszym sposobem na zabezpieczenie wierzytelności pracodawcy jest weksel in blanco i związana z nim deklaracja wekslowa. Wynika tak z art. 31 ustawy 28 kwietnia 1936 r. o prawie wekslowym (DzU nr 37, poz. 282 ze zm.). Uzupełnienie weksla może nastąpić zarówno w chwili przekazania mienia, jak i dopiero po ujawnieniu niedoboru. Pracownik przyznaje wówczas, że w mieniu powstała szkoda, uznaje roszczenie pracodawcy i wręcza mu podpisany weksel in blanco. Eksperci podkreślają, że w stosunkach pracy wykorzystywana jest instytucja deklaracji wekslowej. Zawiera ona podpisane przez dłużnika wekslowego upoważnienie dla pracodawcy do wypełnienia takiego weksla stosowną kwotą do wysokości zadłużenia związanego z niedoborem w określonym miejscu i czasie.

Co do zasady za szkodę w mieniu powierzonym zatrudniony ponosi pełną odpowiedzialność. Obejmuje ona rzeczywistą stratę i utracone korzyści. Wysokość straty ustalamy według cen detalicznych, a nie hurtowych (wyrok SN z 16 marca 1994 r., I PRN 7/94). Odliczamy jednak naturalne ubytki. Specjaliści radzą, aby te kwestie określić w przepisach wewnętrznych firmy. Warto również wiedzieć, że powierzone mienie nie musi należeć do pracodawcy. Może on powierzyć rzeczy będące własnością osoby trzeciej, którymi tylko dysponuje (wyrok SN z 21 grudnia 1987 r., III PZP 54).

Jest dopuszczalne, aby powstały w majątku szefa niedobór zrekompensować nadwyżką (tzw. superata). Superata w jednym okresie nie wpływa jednak na odpowiedzialność pracownika za niedobór, który powstał kiedy indziej. W takiej sytuacji nadwyżka w mieniu przekazanym pracownikowi będzie dodatkowym zyskiem pracodawcy. Jeżeli zatem przykładowo kasa jest rozliczana co miesiąc, to pracodawca nie może zaliczyć nadwyżki na poczet manka, gdy ta nadwyżka powstała w innym miesiącu. Gdy natomiast co kwartał (jeden okres rozliczeniowy), to nadwyżka i niedobór się skompensują.

Eksperci podkreślają, że możliwość zaliczenia nadwyżki na poczet niedoboru zależy od tego, czy superata i manko:

- wynikają z tego samego spisu,

- dotyczą tej samej osoby odpowiedzialnej materialnie za powierzone mienie,

- obejmują podobny asortyment.

Jeżeli natomiast manko i superata nie obejmują towarów o zbieżnych cechach identyfikacyjnych, to nadwyżki nie podlegają kompensacie i są zaliczane w zyski pracodawcy. Niedobory natomiast obciążają pracownika (wyrok SN z 3 grudnia 1985 r., IV PR 292/85).

Komentarz: Wspólną odpowiedzialność materialną wprowadzają najczęściej zakłady zajmujące się sprzedażą, produkcją, świadczeniem usług bądź przechowywaniem towarów. Odpowiedzialność taka grozi więc pracownikom magazynów, sklepów czy aptek. Strony podpisują w tym celu umowę o współodpowiedzialności materialnej. Zawierają ją wszyscy współodpowiedzialni pracownicy – zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia oraz pracodawca. Umowę trzeba sporządzić na piśmie pod rygorem nieważności; inaczej będzie nieważna, a pracownicy nią objęci odpowiedzą ewentualnie na zasadach ogólnych. Potwierdził to SN w uchwale z 18 kwietnia 1988 r. (III PZP 62/87). Mienie podlegające wspólnej odpowiedzialności powierzamy na podstawie inwentaryzacji, w której uczestniczą pracownicy objęci umową o wspólnej odpowiedzialności albo wyznaczeni przez nich zastępcy. Osoby te odpowiadają za prawidłowe powierzenie mienia tak samo jak pracodawca. Dlatego każdy z pracowników powinien nadzorować inwentaryzację, a w trakcie zgłaszać uwagi. Zainteresowani powinni też mieć prawo przeglądać księgi rachunkowe zatrudniającego, o ile odzwierciedlają one rozliczenie powierzonego mienia. Zwracajmy więc szczególną uwagę na poprawność inwentaryzacji. Jeżeli nie przebiegnie ona prawidłowo, to za powstały niedobór pracownicy mogą odpowiadać łagodniej na zasadach ogólnych z art. 114 kodeksu pracy. Postanowił tak SN w wyroku z 5 września 1986 r. (IV PR 254/86). Zadbajmy więc o gwarancje, że zatrudniony odpowie za całą szkodę.

Gdy poszczególnym pracownikom nie można udowodnić winy, każdy odpowiada w częściach określonych w umowie za powstały niedobór. Jeżeli natomiast szkodę wyrządzili tylko niektórzy z nich, a sprawcy są znani, to wówczas tylko oni odpowiedzą za całość szkody albo stosowną jej część. Może być zatem tak, że jedna część szkody obciąża sprawcę, a druga pozostałych pracowników objętych umową o współodpowiedzialności. Kodeks pracy nie definiuje pojęcia „część szkody”. W komentarzu do kodeksu pracy prof. W. Muszalskiego (wydawnictwo C.H. Beck) czytamy jednak, że chodzi o odpowiednie przyczynienie się do jej powstania, uzależnione od rodzaju uchybień poszczególnych pracowników i stopnia ich zawinienia oraz wyrażające się udziałem ułamkowym lub procentowym w spowodowaniu niedoboru (wyrok SN z 26 stycznia 1989 r., IV PR 360/88).

Odpowiedzialność stron umowy określamy ułamkowo albo procentowo w równych albo zróżnicowanych częściach, np. jeden z pracowników w 30 proc. wartości szkody, a inny w 70 proc. Podział nie powinien jednak urągać zdrowemu rozsądkowi, bo wtedy postanowienia umowy go dotyczące są nieważne, a pracownicy odpowiadają w częściach równych.

Umowa, która w ogóle nie określa ułamkowej albo procentowej odpowiedzialności, jest wadliwa, ale zachowuje ważność. Pracownicy odpowiadają wtedy w częściach równych. Określony ułamkowo bądź procentowo stopień odpowiedzialności za szkodę nie wiąże sądu, jeżeli ustali on, że za szkodę odpowiada tylko jedna osoba. Osoba objęta umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej może za powierzone (inne) mienie odpowiadać również indywidualnie.

Gdy pracownik wykaże, że szkodę spowodował wyłącznie współodpowiedzialny kolega i że nie mógł jej zapobiec, to może żądać wyłączenia wobec siebie odpowiedzialności albo jej ograniczenia. Stanowi tak SN w wyroku z 5 stycznia 1970 r. (I PR 91/69).

Wspólna odpowiedzialność nie oznacza, że za szkodę wyrządzoną przez jednego z pracowników zawsze odpowiadają wszyscy. Ich odpowiedzialność nie jest bowiem solidarna. Nie ma takiego charakteru nawet wtedy, gdy strony zobowiążą się w umowie, że za szkodę w mieniu pracodawcy każdy odpowiada w całości. Umowa w tej części jest nieważna, a zatrudnieni odpowiadają w równych częściach. Odpowiedzialność solidarna wystąpi tylko wtedy, gdy pracownicy wyrządzą wspólnie szkodę w mieniu pracodawcy w sposób umyślny. Nie jest to jednak odpowiedzialność na podstawie zawartej umowy, ale z tytułu czynu niedozwolonego. W ramach odpowiedzialności wspólnej nie ma roszczeń regresowych. Wyjątkowo wchodzą one w grę, jeśli odszkodowanie zapłacą wszyscy pracownicy objęci umową, a potem okaże się, że sprawcą jest tylko jeden z nich. Pozostałym przysługuje wówczas regres. Jak wskazuje Władysław Patulski w „Komentarzu do pracowniczej odpowiedzialności odszkodowawczej” (Wydawnictwo C.H. Beck 2006, s. 109), takie roszczenie przysługuje na podstawie art. 441 § 3 i art. 443 kodeksu cywilnego

Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej jest integralną częścią umowy o pracę. Nie trzeba jej zatem zawierać na nowo, gdy firma zmienia właściciela na podstawie art. 231 kodeksu pracy. Wyjątek to sytuacja, gdy przed przejściem zakładu na inny podmiot strony umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej sami od niej odstąpią albo zrobi to pracodawca (uchwała SN z 15 maja 1992 r., I PZP 28/92). Wtedy istnieje niebezpieczeństwo, że do czasu zawarcia nowej umowy towar przechowywany przykładowo w magazynie nie został dostatecznie zabezpieczony. Za szkodę w takim mieniu pracownicy odpowiadają na zasadach ogólnych.

Szczególną uwagę należy zwrócić na określone w umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej miejsce powierzenia towaru. Jest ono bowiem jednym z podstawowych elementów umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Przenosząc chroniony towar do innego magazynu, trzeba zmienić warunki umowy. Jeżeli pracownik uzna, że nowe miejsce przechowywania towaru jest gorsze od dotychczasowego pod względem bezpieczeństwa, to nie musi podpisywać nowej umowy. Poza zmianą umowy pracodawca musi pamiętać o tym, aby wraz ze zmianą miejsca dokonać inwentaryzacji.

Komentarz: Na podstawie tego przepisu Rada Ministrów wydała rozporządzenie z 4 października 1974 r. w sprawie wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie (DzU z 1996 r. nr 143, poz. 663) (>>patrz komentarz dalej). Uszczegóławia ono zasady wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie.

Art. 127. Do odpowiedzialności określonej w art. 124 –126 stosuje się odpowiednio przepisy art. 117, 121, 121¹ i 122.

Komentarz: Do odpowiedzialności materialnej za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia stosujemy następujące przepisy kodeksu pracy:

- art. 117 o przyczynieniu się do szkody osoby trzeciej lub pracodawcy,

- art. 121 i 121¹ o możliwości obniżenia odszkodowania w ugodzie z pracodawcą,

- art. 122 o wyrządzeniu szkody z winy umyślnej.

II. ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW Z 4 PAŹDZIERNIKA 1974 R. W SPRAWIE WSPÓLNEJ ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ PRACOWNIKÓW ZA POWIERZONE MIENIE (TEKST JEDN. DZU Z 1996 R. NR 143, POZ. 663)

Na podstawie art. 126 § 1 kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

§ 1. [Zakres stosowania] Przepisy rozporządzenia stosuje się w przypadkach łącznego powierzenia pracownikom mienia, z obowiązkiem wyliczenia się, w zakładzie pracy lub w wydzielonej jego części, w której odbywa się sprzedaż, produkcja lub świadczenie usług albo przechowuje się mienie stanowiące przedmiot powierzenia i oddzielnego rozliczania, zwanym dalej miejscem powierzenia mienia.

Komentarz: Rozporządzenie szczegółowo reguluje proces wspólnej odpowiedzialności materialnej pracowników, którym powierzono mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się z niego.

§ 2. [Umowa o wspólnej odpowiedzialności]

1. Pracownicy, o których mowa w § 1, mogą przyjąć na podstawie pisemnej umowy zawartej z pracodawcą wspólną odpowiedzialność materialną za szkody spowodowane powstaniem niedoboru w powierzonym im łącznie mieniu, jeżeli liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia, poza wymienionymi w § 4 ust. 1, nie przekracza:

– przy pracy na jedną zmianę 8 osób,

– przy pracy na dwie zmiany 12 osób,

– przy pracy na trzy zmiany 16 osób.

2. W zakładach usługowych, w zakładach żywienia zbiorowego oraz w sklepach samoobsługowych i preselekcyjnych pracownicy, poza wymienionymi w § 4 ust. 1, mogą przyjąć wspólną odpowiedzialność materialną, jeżeli ich liczba w miejscu powierzenia mienia nie przekracza 24 osób na jedną zmianę.

3. Umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej może być zawarta, jeżeli na przyjęcie wspólnej odpowiedzialności materialnej wyrażają zgodę wszyscy pracownicy zatrudnieni w miejscu powierzenia mienia, z zastrzeżeniem § 4.

Komentarz: Wspólną odpowiedzialnością materialną w jednej umowie można objąć nie więcej niż:

- 8 osób przy pracy na jedną zmianę,

- 12 – dwie zmiany,

- 16 – trzy zmiany.

Wyjątek dotyczy zakładów usługowych, zakładów żywienia zbiorowego i sklepów samoobsługowych, gdzie liczba pracowników w miejscu powierzenia mienia nie może przekroczyć 24 na jedną zmianę. Ograniczenia te stanowią zabezpieczenie interesów pracodawcy. Im więcej osób ma dostęp do mienia, tym trudniej jest udowodnić winę konkretnemu pracownikowi. Zawarcie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej z większą liczbą osób powoduje, że umowa nie jest skuteczna i zawarta poprawnie. Przepis chroni też pracowników, bo przy większej liczbie osób odpowiedzialnych za mienie nie darzyliby się oni wzajemnym zaufaniem.

§ 3. (skreślony)

§ 4. [Zatrudnianie innych osób] 1. Za pisemną zgodą pracowników, którzy przyjęli wspólną odpowiedzialność materialną, mogą wykonywać pracę lub określone czynności w miejscu powierzenia mienia:

1) osoby wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem,

2) osoby wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,

3) osoby nowo przyjęte do pracy obejmującej czynności związane z dysponowaniem mieniem – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,

4) pracownicy młodociani w okresie odbywania przygotowania zawodowego, a po zakończeniu tego przygotowania – do czasu przeprowadzenia najbliższej inwentaryzacji,

5) osoby odbywające praktykę zawodową.

2. Pracodawca jest obowiązany zapewnić osobom objętym wspólną odpowiedzialnością materialną możliwość sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem, przez swobodny do niego dostęp, w czasie wykonywania przez osoby wymienione w ust. 1 pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia.

Komentarz: Zdarza się, że do miejsca przechowywania mienia muszą mieć dostęp inne osoby, np.

- wykonujące czynności niezwiązane z dysponowaniem mieniem,

- wykonujące pracę dorywczo lub przez czas określony,

- praktykanci,

- młodociani podczas przygotowania zawodowego,

- nowo przyjęci do czasu przeprowadzenia pierwszej inwentaryzacji.

Każdy obcy w magazynie to niepotrzebne ryzyko dla współodpowiedzialnych za mienie. Istnieje bowiem wówczas możliwość pociągnięcia ich do odpowiedzialności za coś, czego nie zrobili. Dlatego komentowany przepis wprowadza odrębne zasady, które mają zminimalizować takie niebezpieczeństwo. Przede wszystkim dostęp do mienia osoby niepożądanej musi być potwierdzony pisemną zgodą każdego współodpowiedzialnego pracownika. To oświadczenie można w każdej chwili cofnąć, zgłaszając na piśmie zarzuty uzasadniające utratę zaufania do osoby wykonującej pracę w miejscu powierzenia mienia, a nieobjętej umową. Pracodawca, który nie zareaguje na cofnięcie takiej zgody, musi się liczyć z tym, że współodpowiedzialny pracownik odstąpi od umowy o współodpowiedzialności materialnej. To natomiast skutkuje m.in. tym, że trzeba przeprowadzić nieplanowaną inwentaryzację.

§ 5. [Zmiana w składzie pracowników] Każda zmiana w składzie pracowników objętych wspólną odpowiedzialnością materialną wymaga zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Komentarz: Skład osób odpowiedzialnych za powierzone mienie może się zmienić z różnych przyczyn, np. w wyniku odstąpienia od umowy, rozwiązania jej albo też rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę. Każda z tych sytuacji, nawet jeśli dotyczy tylko jednego współodpowiedzialnego pracownika, prowadzi do ponownego zawarcia umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Dzieje się tak dlatego, że odstąpienie od umowy przez chociażby jednego odpowiedzialnego za mienie pracownika powoduje, że zmieniają się zasady wspólnej odpowiedzialności. Te nowe muszą natomiast zatwierdzić pozostali współodpowiedzialni.

§ 6. [Zasady odpowiedzialności] Pracownicy ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną odpowiadają w częściach określonych w umowie. Jednakże w razie stwierdzenia, że niedobór w całości lub w części został spowodowany przez niektórych pracowników, za całość niedoboru lub określoną jego część odpowiadają tylko sprawcy szkody, co nie wyłącza ich odpowiedzialności za resztę niedoboru wraz z pozostałymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej.

Komentarz: Wydaje się, że przepis ten powiela zasady z art. 125 kodeksu pracy. Rzeczywiście wynika z niego, że przykładowo jeden z pracowników może odpowiadać za 30 proc. wartości szkody, a inny za 70 proc. Odpowiedzialność stron umowy można bowiem ustalić ułamkowo albo procentowo w częściach równych albo zróżnicowanych, kierując się oczywiście zdrowym rozsądkiem. Gdy jest inaczej, to pracownicy odpowiadają w częściach równych. Oba przepisy dotyczą sytuacji, gdy szkodę (niedobór) wyrządzają tylko niektórzy ze współodpowiedzialnych. Wtedy zgodnie z kodeksem pracy tylko oni ponoszą odpowiedzialność i nie stosujemy odpowiedzialności ułamkowej lub procentowej. Rozporządzenie wyjaśnia dodatkowo, że odpowiedzialność sprawców szkody może być skonsolidowana z odpowiedzialnością za pozostały niedobór. Wówczas ci sprawcy odpowiadają dodatkowo razem z innymi pracownikami na zasadach odpowiedzialności wspólnej, czyli w granicach określonych odrębną umową.

 

§ 7. [Odpowiedzialność indywidualna] Wspólna odpowiedzialność materialna nie wyklucza odpowiedzialności indywidualnej za inne mienie powierzone danej osobie.

Komentarz: Łączenie różnego rodzaju odpowiedzialności nie musi się zamykać w obrębie wspólnej odpowiedzialności za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia. Jeden pracownik może podpisać dwie umowy: pierwszą o wspólnej odpowiedzialności materialnej za powierzone mienie, drugą o odpowiedzialności indywidualnej. Umowy te muszą jednak opiewać na inne przedmioty, np. umowa o odpowiedzialności wspólnej na asortyment w sklepie, a o odpowiedzialności indywidualnej ma dotyczyć przenośnego komputera. Z tytułu pierwszej zatrudniony odpowiada za niedobór w granicach procentowych, a z tytułu drugiej za całą rzeczywistą stratę (wina umyślna). Chodzi w niej bowiem o inne mienie niż określone w art. 124 § 1 kodeksu pracy. Zawsze obowiązuje zasada domniemania winy pracownika. SN podkreślił jednak, że i tak należy ustalić przyczyny niedoboru (wyrok z 29 grudnia 1975 r., IV PZP 13/75). Ciężar dowodu spoczywa na pracodawcy. Zatrudniony musi wykazać natomiast, że nie jest odpowiedzialny za szkodę (wyrok SN z 24 października 1997 r., I PKN 264/97).

§ 8. [Prawidłowe powierzenie mienia]

1. Warunkiem ustanowienia wspólnej odpowiedzialności materialnej jest powierzenie mienia łącznie wszystkim pracownikom, którzy mają być objęci taką odpowiedzialnością – na podstawie inwentaryzacji przeprowadzonej z ich udziałem lub z udziałem osób przez nich wskazanych, zgodnie z § 22 ust. 2, oraz zapewnienie im możliwości zgłaszania uwag w związku z przebiegiem i wynikami inwentaryzacji.

2. Pracownikowi objętemu umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej przysługują uprawnienia określone w ust. 1, a także prawo wglądu w księgi rachunkowe pracodawcy – w zakresie dotyczącym rozliczania powierzonego mienia, oraz uczestniczenia w przyjmowaniu i wydawaniu mienia.

Komentarz: Podpisanie umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej nie wystarczy, aby była ona skuteczna. Trzeba jeszcze przekazać mienie w ramach inwentaryzacji. Przeprowadza ją komisja inwentaryzacyjna z udziałem odpowiedzialnego pracownika albo wyznaczonej przez niego osoby. Wszyscy wspólnie sporządzają spis inwentaryzacyjny, a następnie, gdy zgadza się on z rzeczywistością, podpisują się pod dokumentem inwentaryzacyjnym. Osoby uczestniczące w remanencie powinny dokładnie sprawdzać spis ze stanem faktycznym, zgłaszać uwagi co do przebiegu i wyniku inwentaryzacji, a poza tym sprawdzać księgi rachunkowe firmy. O te formalności powinien też zadbać sam pracodawca, bo gdy remanent przebiega prawidłowo, to zatrudniony odpowiada na zasadzie domniemania winy. Jeżeli natomiast inwentaryzacja jest sprzeczna ze stanem faktycznym, pracownicy mogą odpowiadać jedynie na zasadach ogólnych (wyrok SN z 5 września 1986 r., IV PR 254/86). Prof. Władysław Patulski w „Komentarzu do pracowniczej odpowiedzialności odszkodowawczej” przypomina, że na podstawie tego rozporządzenia nie można przekazać mienia tylko wybranym osobom. Tak było przed nowelizacją kodeksu pracy w 1996 r. Wówczas wystarczyło, aby towar z magazynu przejął jego kierownik.

§ 9. (skreślony)

§ 10. [Wypowiedzenie umowy przez pracownika] Pracownik może wypowiedzieć umowę o wspólnej odpowiedzialności materialnej na piśmie na 14 dni naprzód. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić przed upływem okresu wypowiedzenia tej umowy.

Komentarz: Strony umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej nie mogą jej rozwiązać w sposób natychmiastowy. Wolno ją wypowiedzieć tylko z zachowaniem 14-dniowego terminu. Nawet jeśli umowę wypowie jeden z dziesięciu objętych nią pracowników, to szef musi jak najszybciej przeprowadzić nową inwentaryzację. Tak jak przy pierwszej powinny w niej uczestniczyć wszystkie współodpowiedzialne osoby (wyrok SN z 10 maja 1965 r., I PR 96/65).

§ 11. [Odstąpienie od umowy] 1. Jeżeli rozliczenie mienia wykaże niedobór, każdy z pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną może, w ciągu trzech dni od powzięcia wiadomości o stwierdzonym niedoborze, odstąpić na piśmie, ze skutkiem na przyszłość, od umowy ustanawiającej taką odpowiedzialność. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić w ciągu siedmiu dni od dnia odstąpienia pierwszego pracownika od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

2. Pracodawca może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej w każdym czasie. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później niż w ciągu trzech dni od dnia odstąpienia pracodawcy od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

Komentarz: Jeśli chodzi o prawo do odstąpienia od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, to nie jest ono takie samo dla obydwu stron stosunku pracy. Uprzywilejowany jest pracodawca, który zawsze może od niej odstąpić. Pracownik może to uczynić dopiero po trzech dniach od chwili, gdy dowiedział się o stracie w powierzonym majątku. W jednej i drugiej sytuacji odstąpienie od umowy musi mieć formę pisemną i rodzi obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji. Gdy od umowy odstąpi zatrudniony, inwentaryzację przeprowadzamy w ciągu siedmiu dni, a jeśli pracodawca – w ciągu trzech dni.

Pracodawca przeprowadza remanent po upływie:

- wypowiedzenia umowy o pracę ze współodpowiedzialnym pracownikiem,

- siedmiu dni od dnia rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia,

- siedmiu dni od dnia odstąpienia od umowy ustanawiającej wspólną odpowiedzialność materialną przez pracownika,

- trzech dni od dnia odstąpienia od tej umowy przez pracodawcę,

- siedmiu dni od dnia, kiedy podwładny zgłosił żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji,

- siedmiu dni od dnia, kiedy pracownik zgłosił utratę zaufania wobec osoby trzeciej przebywającej w miejscu przechowywania powierzonego mienia,

- siedmiu dni od dnia przedłużającej się nieobecności współodpowiedzialnego pracownika ponad okres ustalony w umowie.

§ 12. [Nieobecność pracownika] W umowie o wspólnej odpowiedzialności materialnej strony ustalają okres, w ciągu którego nieobecność pracownika w pracy nie ma wpływu na zakres odpowiedzialności zarówno tego pracownika, jak i pozostałych pracowników ponoszących wspólną odpowiedzialność materialną, zwany dalej okresem ustalonym w umowie. W razie przedłużenia się nieobecności pracownika ponad okres ustalony w umowie, należy niezwłocznie, nie później niż w ciągu siedmiu dni od dnia upływu tego okresu, przystąpić do przeprowadzenia inwentaryzacji.

Komentarz: W umowie o współodpowiedzialności materialnej musimy określić okres potencjalnej nieobecności pracownika, który nie wpływa na zakres odpowiedzialności jego oraz współodpowiedzialnych kolegów. Dłuższa nieobecność pracownika nie zawsze więc zakłóci odpowiedzialność za powierzone mienie. Jeżeli z umowy wynika, że dopuszczalny okres nieobecności wynosi 30 dni, to:

- absencja do 30 dni nie wyklucza jego odpowiedzialności,

- dłuższa powoduje obowiązek przeprowadzenia inwentaryzacji w ciągu siedmiu dni.

§ 13. [Nieobecność pracownika] Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, który po nieobecności w pracy, trwającej dłużej niż okres ustalony w umowie, powróci do pracy:

1) przed rozpoczęciem albo zakończeniem inwentaryzacji przeprowadzonej w terminie określonym w § 12 w związku z jego nieobecnością w pracy lub z innych przyczyn – jest nadal związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej,

2) po zakończeniu inwentaryzacji przeprowadzonej w terminie określonym w § 12 w związku z jego nieobecnością w pracy lub z innych przyczyn – jest związany umową o wspólnej odpowiedzialności materialnej do dnia zakończenia tej inwentaryzacji.

Komentarz: Krótka nieobecność w pracy w granicach wyznaczonych w umowie nie ogranicza odpowiedzialności pracownika za szkodę w mieniu powierzonym do zwrotu lub wyliczenia się. Sprawa się komplikuje dopiero, gdy nieobecność przedłuża się poza umowny limit, pracodawca przeprowadza inwentaryzację, a zatrudniony wraca wreszcie do pracy. Dalsza jego współodpowiedzialność za powierzone mienie zależy od tego, kiedy wróci. Jeżeli skończyła się ona przed rozpoczęciem lub zakończeniem inwentaryzacji, to odpowiedzialność pracownika nie zmienia się, a gdy wrócił do pracy po zakończeniu remanentu, to dotychczasową umową o współodpowiedzialności materialnej jest związany do czasu jego zakończenia.

§ 14. (skreślony)

§ 15. (skreślony)

§ 16. [Inwentaryzacja na żądanie] 1. Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może zgłosić pracodawcy żądanie przeprowadzenia inwentaryzacji w razie stwierdzenia nieprawidłowego wykonywania obowiązków związanych z pieczą nad powierzonym mieniem przez innego pracownika objętego taką odpowiedzialnością.

2. Pracownik, o którym mowa w ust. 1, może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ze skutkiem na przyszłość, jeżeli w terminie nieprzekraczającym siedmiu dni od dnia zgłoszenia żądania przeprowadzenia inwentaryzacji nie zostanie ona rozpoczęta lub nie nastąpi odsunięcie pracownika, którego dotyczą zarzuty, od wykonywania pracy w miejscu powierzenia mienia.

Komentarz: Wspólna odpowiedzialność materialna opiera się na wzajemnym zaufaniu osób, które sprawują pieczę nad mieniem. Dlatego też ustawodawca daje możliwość reakcji, gdy jeden z nich traci zaufanie do kolegi czy kolegów. Pracownik mający podejrzenia co do prawidłowego wykonywania obowiązków przez współpracownika może wystąpić do pracodawcy z żądaniem przeprowadzenia ponownej inwentaryzacji, która ma taki stan rzeczy potwierdzić. Na podjęcie decyzji w tej sprawie szef ma siedem dni od przyjęcia zgłoszenia. Jeżeli nie zrobi jej w tym terminie albo nie odsunie podejrzanego pracownika od powierzonego mienia, to zatrudniony ma prawo odstąpić od umowy. Mimo to remanent jest konieczny. W tej sytuacji wolno odstąpić od umowy siódmego dnia. Tym samym o prawie tydzień wcześniej trzeba przeprowadzić remanent.

§ 17. [Utrata zaufania] Pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną, który zgłosił na piśmie zarzuty uzasadniające utratę zaufania w stosunku do osoby określonej w § 4 ust. 1 pkt 1 – 5, może cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie przez tę osobę pracy lub określonych czynności w miejscu powierzenia mienia, a w razie nieuwzględnienia przez pracodawcę skutków cofnięcia takiej zgody – może odstąpić od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, ze skutkiem na przyszłość. W takim przypadku do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia zgłoszenia zarzutów.

Komentarz: Utrata zaufania nie musi się ograniczać tylko do współodpowiedzialnego kolegi. Nie zapominajmy, że w skrajnych sytuacjach, za odpowiednią zgodą, dostęp do powierzonego mienia zyskują osoby trzecie. Gdy pracownik podejrzewa taką obcą osobę o niesolidne wykonywanie, to może cofnąć zgodę na dalsze wykonywanie tych czynności, podając uzasadnione powody. Jeżeli pracodawca nie przychyli się do prośby współodpowiedzialnych za mienie, to wolno im odstąpić od umowy. Szef musi wtedy przeprowadzić inwentaryzację w ciągu siedmiu dni od zgłoszenia zarzutów. W tym wypadku również termin przeprowadzenia remanentu skraca się o siedem dni.

§ 18. (skreślony)

§ 19. 1. W razie wypowiedzenia przez jedną ze stron umowy o pracę z pracownikiem ponoszącym wspólną odpowiedzialność materialną zakończenie inwentaryzacji powinno nastąpić najpóźniej w dniu rozwiązania umowy o pracę.

2. W razie rozwiązania umowy o pracę bez wypowiedzenia lub w razie wygaśnięcia umowy o pracę do przeprowadzenia inwentaryzacji należy przystąpić niezwłocznie, nie później jednak niż w ciągu siedmiu dni od dnia rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę.

Komentarz: Rozporządzenie nie tylko określa, kiedy trzeba przeprowadzić inwentaryzację, ale też kiedy ją trzeba zakończyć. Termin zakończenia inwentaryzacji zależy od sposobu rozwiązania umowy o pracę. I tak, gdy w grę wchodzi:

- wypowiedzenie, musimy zakończyć inwentaryzację w dniu rozwiązania umowy,

- wygaśnięcie lub rozwiązanie bez wypowiedzenia – w ciągu siedmiu dni od wygaśnięcia lub rozwiązania.

Terminy związane z przeprowadzeniem remanentu są wiążące zarówno wtedy, gdy umowę o pracę rozwiązuje bądź wypowiada pracownik, jak i pracodawca. Warto też podkreślić, że tym wypadku nie trzeba wypowiadać bądź odstępować od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Dojdzie do tego poprzez samo rozwiązanie lub wygaśnięcie stosunku pracy.

§ 20. [Odpowiedzialność pracownika]

1. W razie wypowiedzenia przez pracownika umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej albo odstąpienia od takiej umowy przez pracownika lub pracodawcę, pracownik ponosi wspólną odpowiedzialność materialną za szkodę w mieniu, której powstanie stwierdzono do dnia zakończenia inwentaryzacji, jeżeli zostanie ona rozpoczęta w wymaganym terminie; w razie bezskutecznego upływu terminu rozpoczęcia inwentaryzacji pracownik jest wolny od odpowiedzialności od dnia, w którym przestała go wiązać umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej.

2. Przepis ust. 1 stosuje się odpowiednio w razie ustania stosunku pracy pracownika objętego wspólną odpowiedzialnością materialną.

3. Do dnia zawarcia nowej umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej, w sytuacjach określonych w ust. 1 i 2, pracownicy objęci wspólną odpowiedzialnością materialną nie ponoszą odpowiedzialności za część szkody w mieniu powstałą w czasie obowiązywania poprzednio zawartej umowy, za którą odpowiadałby pracownik, którego ta umowa przestała wiązać; ta część szkody obciąża pracodawcę.

Komentarz: Przepis reguluje odpowiedzialność za szkodę w mieniu pracodawcy, gdy jeden z pracowników odstępuje od umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Wtedy taka osoba odpowiada za szkodę w mieniu tylko wtedy, gdy zostanie ona potwierdzona do czasu zakończenia inwentaryzacji i o ile pracodawca rozpocznie inwentaryzację w odpowiednim terminie, czyli w ciągu:

- 14 dni od wypowiedzenia umowy o wspólnej odpowiedzialności materialnej,

- siedmiu dni od odstąpienia od takiej umowy,

- siedmiu dni od rozwiązania lub wygaśnięcia umowy o pracę w razie rozwiązania stosunku pracy bez wypowiedzenia lub w razie wygaśnięcia umowy o pracę.

Gdy inwentaryzacja nie odbędzie się we wskazanych terminach, zatrudniony przestaje odpowiadać za szkodę od czasu, gdy przestanie go obowiązywać umowa o wspólnej odpowiedzialności materialnej. Takiej odpowiedzialności nie ponoszą też pozostałe strony umowy. Kontrakt trzeba zawrzeć na nowo. Może się jednak zdarzyć, że przeprowadzona po terminie inwentaryzacja wykaże niedobór, za który odpowiada właśnie pracownik, który zrezygnował z odpowiedzialności wspólnej. Wtedy za część szkody popełnionej przez tego pracownika szef zapłaci z własnej kieszeni.

§ 21. (skreślony)

§ 22. [Udział pracownika w inwentaryzacji]

1. (skreślony)

2. W razie niemożności wzięcia udziału w inwentaryzacji z powodu choroby lub innej ważnej przyczyny, pracownik ponoszący wspólną odpowiedzialność materialną może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w przeprowadzeniu inwentaryzacji.

3. Jeżeli pracownik nie bierze udziału w przeprowadzaniu inwentaryzacji ani też nie wskaże innej osoby (ust. 2), pracodawca przeprowadzi inwentaryzację przez komisję złożoną co najmniej z trzech osób.

Komentarz: Paragraf normuje prawa pracownika, który nie może uczestniczyć samodzielnie w inwentaryzacji. W takiej sytuacji może on wyznaczyć w formie pisemnej swojego zastępcę. Ten wybór musi jednak zatwierdzić pracodawca. Przepis nie wskazuje, kto może reprezentować pracownika w trakcie inwentaryzacji. W grę wchodzi zatem inny pracownik albo małżonek. Prawo chroni interesy współodpowiedzialnego pracownika, nawet gdy on sam nie wyznaczy upoważnionej osoby. Wtedy szef powinien powołać co najmniej trzyosobową komisję inwentaryzacyjną. Tylko od pracodawcy zależy, kto w niej zasiada. Eksperci podkreślają jednak, by były to osoby budzące powszechne zaufanie.

§ 23. [Udział byłego pracownika w inwentaryzacji] 1. Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, którego stosunek pracy ustał, należy umożliwić udział w przeprowadzonej inwentaryzacji. Pracownik taki może wskazać na piśmie inną osobę, która za zgodą pracodawcy weźmie za niego udział w inwentaryzacji.

2. W razie nieskorzystania przez pracownika z uprawnień określonych w ust. 1 pracodawca przeprowadzi inwentaryzację w trybie określonym w § 22 ust. 3.

Komentarz: Prawa do uczestnictwa w inwentaryzacji nie traci osoba z chwilą ustania zatrudnienia. Bierze w nim udział na takich samych zasadach, jakby nadal był pracownikiem. Były pracownik może sam uczestniczyć w inwentaryzacji albo upoważnić do tego kogoś innego. Jego udział też potwierdza pracodawca. Gdy pracownik zaniecha wyboru swojego reprezentanta, to szef na potrzeby remanentu wyłania odpowiednią komisję (art. 22 kodeksu pracy).

§ 24. [Rekompensata za udział w inwentaryzacji] Pracownikowi ponoszącemu wspólną odpowiedzialność materialną, który po ustaniu stosunku pracy bierze udział w przeprowadzaniu inwentaryzacji, przysługuje wynagrodzenie obliczone według przeciętnej stawki dziennej z ostatniego miesiąca jego pracy. Takie samo wynagrodzenie przysługuje osobie, która zastępuje pracownika w czynnościach inwentaryzacyjnych w myśl przepisów § 22 ust. 2 i § 23 ust. 1.

Komentarz: Czas, który były pracownik poświęca na inwentaryzację, trzeba mu zrekompensować wynagrodzeniem. Musi ono odpowiadać dniówce, jaką by otrzymywał w ostatnim miesiącu pracy w firmie. Eksperci podkreślają, że do liczenia tego wynagrodzenia nie stosujemy rozporządzenia ministra pracy i polityki społecznej z 29 maja 1996 r. w sprawie sposobu ustalania wynagrodzenia w okresie niewykonywania pracy oraz wynagrodzenia stanowiącego podstawę obliczania odszkodowania, odpraw, dodatków wyrównawczych do wynagrodzenia oraz innych należności przewidzianych w kodeksie pracy (DzU nr 62, poz. 289 ze zm.). Taka sama rekompensata przysługuje innej osobie, która uczestniczy w inwentaryzacji w imieniu byłego pracownika.

§ 25 – 31. (skreślone)

§ 32. [Wyłączenie stosowania] Przepisów rozporządzenia nie stosuje się do pracowników, którzy odpowiadają materialnie za powierzone mienie na zasadach ograniczonej odpowiedzialności materialnej pracowników za powierzone mienie na podstawie odrębnych przepisów.

§ 33. [Data wejścia w życie] pominięty (mówił, że rozporządzenie weszło w życie 1 stycznia 1975 r.)

III. ROZPORZĄDZENIE RADY MINISTRÓW Z 10 PAŹDZIERNIKA 1975 R. W SPRAWIE WARUNKÓW ODPOWIEDZIALNOŚCI MATERIALNEJ PRACOWNIKÓW ZA SZKODĘ W POWIERZONYM MIENIU (TEKST JEDN. DZU Z 1996 R. NR 143, POZ. 662)

Na podstawie art. 126 § 2 kodeksu pracy zarządza się, co następuje:

Komentarz: Nie każde mienie można powierzyć z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się z niego. Tak będzie przykładowo przy towarach składowanych w pomieszczeniach ogólnodostępnych. Chodzi m.in. o: sklepy samoobsługowe, domy towarowe czy punkty handlowe, w których pracuje co najmniej sześć osób. W tych miejscach dostęp do towaru mają osoby przypadkowe, dlatego żaden z pracowników nie zgodzi się odpowiadać ani wspólnie, ani indywidualnie za powierzone mienie na zasadach określonych w art. 124 i 125 k.p. (patrz komentarz do tych przepisów). Poza tym w tych okolicznościach trudno byłoby sprostać ustawowym przesłankom, które pozwalają wprowadzić tę zaostrzoną odpowiedzialność. Przypominam, że wśród nich jest przede wszystkim prawidłowe powierzenie i zabezpieczenie mienia, a w takim sklepie jak duży dom towarowy jest to mało realne. Dlatego pracownikom takich punktów handlowych można powierzyć mienie, ale z zastrzeżeniem, że za ewentualną szkodę odpowiadają na zasadach ogólnych (patrz komentarz do art. 114 – 116 i 118 k.p.). Niedobór w mieniu pokryją tylko wtedy, gdy równocześnie wystąpią:

- bezprawne działanie pracownika (niewykonanie lub nienależyte wykonanie obowiązków),

- szkoda w mieniu pracodawcy,

- wina pracownika,

- związek przyczynowy między szkodą i bezprawnym działaniem zatrudnionego.

Podkreślam, że komentowany przepis ogranicza odpowiedzialność pracownika tylko do szkody popełnionej z winy nieumyślnej. Oznacza to zatem, że ten, któremu udowodniono taką winę, nie zapłaci więcej niż trzy miesięczne pensje.

Mimo że z dóbr, za które pracownicy ponoszą ograniczoną odpowiedzialność, nie trzeba się rozliczać, rozporządzenie wymaga, aby to mienie prawidłowo powierzyć. Przede wszystkim o tym fakcie pracodawca zawiadamia zatrudnionych na piśmie, uzasadniając, dlaczego stosuje akurat taką odpowiedzialność. Poza tym w ciągu miesiąca od wystąpienia tych warunków trzeba przeprowadzić inwentaryzację.

Komentowana odpowiedzialność dotyczy innego mienia niż uregulowane w art. 124 § 1 k.p. Przypominam, że chodzi m.in. o pieniądze, kosztowności, papiery wartościowe, a nawet środki ochrony indywidualnej i odzież roboczą. Dlatego niektóre osoby pracujące w placówkach handlowych będą i tak odpowiadały jak za mienie powierzone z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia.

Komentarz: Ten przepis rozszerza listę miejsc, gdzie dopuszcza się odpowiedzialność za powierzone mienie na zasadach winy nieumyślnej. W taki sposób mogą odpowiadać pracownicy m.in.

- magazynów, w których nie ma hali spedycyjnej i gdzie towar rozładowuje się bez pomocy automatycznych urządzeń,

- sklepów, w których pracuje co najmniej sześć osób, niezależnie od tego, czy wystawia się dowody sprzedaży oraz czy gotówkę pobierają kasjerzy w wydzielonych kasach, a towary wydaje sprzedawca albo inna osoba,

- stoisk w domach towarowych, gdzie wystawiane są dowody sprzedaży, a należności nie pobiera sprzedawca,

- sklepów samoobsługowych oraz stoisk w domach towarowych, w których pobiera się pieniądze w wydzielonych kasach za pomocą kas rejestrujących,

- sklepów z artykułami spożywczymi o obsadzie co najmniej trzech osób oraz z artykułami przemysłowymi o obsadzie co najmniej od trzech do pięciu osób, jeżeli gotówkę pobiera się za pomocą kasy rejestrującej.

W tych wypadkach też należy prawidłowo powierzyć mienie, ale dodatkowo decyzję o zastosowaniu odpowiedzialności na zasadach ogólnych trzeba skonsultować ze związkami zawodowymi.

Komentarz: Pracodawca, który powierzył pracownikom mienie ze świadomością ich odpowiedzialności do wysokości trzech miesięcznych pensji, musi pamiętać, że nie będą oni odpowiadać za towar na zasadach odpowiedzialności wspólnej. Oznacza to, że każdy z nich odpowiada odrębnie do wysokości popełnionej szkody. Dopiero gdy nie można ustalić, w jakim stopniu pracownicy przyczynili się do niej, odpowiedzialność jest równa.

Poza tym nie obowiązuje tu zasada domniemania winy. Tę trzeba udowodnić każdemu pracownikowi. Wyłączenie, o którym mowa w tym przepisie, nie dotyczy jednak łączenia wspólnej odpowiedzialności za powierzone mienie z obowiązkiem zwrotu lub wyliczenia się z odpowiedzialnością indywidualną za powierzone mienie w granicach winy nieumyślnej (patrz przykład do komentowanego § 1).

Komentarz: Kodeks pracy pozwala powierzyć mienie z obowiązkiem zwrotu i wyliczenia się zarówno jednemu pracownikowi, jak i całej grupie osób. W jednym i drugim wypadku obowiązuje zasada domniemania winy, ale przy odpowiedzialności indywidualnej pracownicy odpowiadają za szkodę w pełnej wysokości, a przy odpowiedzialności wspólnej (art. 125 k.p.) do wysokości określonej w umowie, np. w 30 albo 70 proc. szkody. Kodeks pracy nie przewiduje obniżenia tego odszkodowania przy tej odpowiedzialności. Daje taką możliwość wyłącznie przy odszkodowaniu za szkodę wyrządzoną pracodawcy z winy nieumyślnej (są wątpliwości, czy obejmuje to również winę umyślną >>patrz komentarz do art. 121 k.p.). Komentowany przepis pozwala obniżyć odszkodowanie, gdy do szkody w mieniu doszło z powodu trudności w sprawowaniu pieczy nad mieniem, szczególnie gdy dostęp do niego mają pracownicy innych działów lub inne osoby, np. klienci. Poza tym odszkodowanie obniża się, gdy pracownicy odpowiadają za chronione dobra pracodawcy przechowywane w magazynach, sklepach lub innych punktach usługowych, w których pracuje pięć osób lub praca jest zmianowa. Jeżeli żadna z tych przesłanek nie zachodzi, ustawodawca dopuszcza obniżenie odszkodowania ze względu na zasady współżycia społecznego.

Komentarz: Mniejszą odpowiedzialność dopuszcza się również wobec pracowników, którzy wyrządzili szkodę w mieniu powierzonym przez pracodawcę, ale na zasadach odpowiedzialności ogólnej. Mimo że ich odszkodowanie nie może być wyższe niż trzy miesięczne pensje, wolno je jeszcze obniżyć, powołując się na zasady współżycia społecznego.

Komentarz: Zasady współżycia społecznego to niejedyna przesłanka, aby obniżyć odszkodowanie. Szef uwzględnia też:

- stopień utrudnienia sprawowania nadzoru nad powierzonym mieniem,

- rodzaj zaniedbań,

- rozmiar szkody,

- stopień winy pracownika,

- doświadczenie zawodowe pracownika i wyniki jego dotychczasowej pracy,

- sytuację rodzinną i majątkową zatrudnionego.

Niektóre przesłanki są zbieżne z obniżeniem odszkodowania przy szkodzie powstałej w mieniu pracodawcy (art. 121 k.p.). Chodzi szczególnie o stosunek do pracy. Jak wspominałam przy komentarzu do art. 121 k.p., jeżeli pracownika ukarano np. naganą za niewłaściwe wykonywanie obowiązków pracowniczych lub gdy zatrudniony został prawomocnie skazany za rażące niedopełnienie obowiązków pracowniczych, prawdopodobieństwo, że sąd obniży odszkodowanie, jest mniejsze.

Komentarz: Zanim pracodawca obniży odszkodowanie, musi skonsultować się ze związkami zawodowymi. Mimo że opinia związkowa nie jest dla niego wiążąca, najlepiej, aby zarówno ona, jak i zapytanie do związków miały formę pisemną. Współpracy ze związkami nie musi być wtedy, gdy pracownik nie jest przez nie reprezentowany. Przypominam, że współpraca z organizacjami związkowymi ma miejsce również przy powierzeniu pracownikom mienia na zasadach odpowiedzialności ogólnej (patrz komentarz do § 3).

Osoby sprawujące w firmach funkcje kierownicze ponoszą szczególną odpowiedzialność za szkodę wyrządzoną pracodawcy. Wykonywana przez nie praca‚ zwłaszcza dotycząca działalności gospodarczej, jest nierozerwalnie związana z dużym ryzykiem. Nie każdy dyrektor czy kierownik ma wiedzę niezbędną do podejmowania decyzji na zajmowanym stanowisku. Nie można też wymagać od nich znajomości wszystkich specjalistycznych zagadnień wiążących się z prawidłowym funkcjonowaniem firmy. Dlatego często korzystają z wiedzy fachowców. Wówczas, jeśli dojdzie do szkody po wcześniejszym zasięgnięciu opinii specjalisty z danej dziedziny‚ działanie dyrektora nie wykazuje znamion lekkomyślności. Zatem błędna merytorycznie podpowiedź eksperta usprawiedliwia go i uwalnia od odpowiedzialności za szkodę, co wynika z wyroku Sądu Najwyższego z 13 grudnia1977 r. (IV PRN 12/77).

Inaczej jest‚ gdy podjęcie decyzji wymagało od dyrektora wiadomości niezwiązanych wprawdzie z jego wykształceniem, ale takich‚ których opanowanie i nabycie jest dość proste również dla osoby niebędącej fachowcem. W takiej sytuacji dyrektor odpowiada za wyrządzoną szkodę.Jeśli chodzi natomiast o odpowiedzialność za powierzone mienie, którą ponoszą kierownicy magazynów lub sklepów, to taka osoba przede wszystkim powinna mieć wpływ na dobór personelu mającego styczność z powierzonym mieniem. Jeśli jest inaczej, wolno im ten argument wykorzystać jako dowód uzasadniający niewinność.

Osoby zarządzające mogą też ograniczyć swoją odpowiedzialność za mienie powierzone, gdy prawidłowo będą organizować pracę podległych sobie osób. To pozwoli im lepiej strzec powierzone mienie. Kierownik, który nie udowodni, że nie miał wpływu na braki w powierzonym mieniu, sam poniesie pełną odpowiedzialność za szkodę. Wyjątek dotyczy sytuacji, gdy kierownik magazynu albo sklepu na bieżąco informuje pracodawcę o zastrzeżeniach co do uczciwości personelu.